Прослеживаемые товары: три ситуации, в которых есть риск ошибиться

Запрета нет, но такая форма закупки может вызвать дополнительные сложности, поскольку приобретение товара подотчетным лицом в интересах учреждения не является основанием прекращения прослеживаемости товара. Чтобы не нарушить правила, у подотчетного лица должна быть доверенность, подтверждающая его полномочия действовать от имени учреждения. В этом случае у продавца будет обязанность оформить счет-фактуру. Кроме того, учреждению нужно получить этот электронный счет-фактуру по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Правила не предусматривают введение товаров в оборот прослеживаемости в ситуации, когда «подотчетник» осуществляет закупку без доверенности, то есть как физическое лицо. Поэтому учреждение может либо отказать подотчетному лицу в возмещении расходов, либо нарушить правила. На сегодняшний день ответственности за нарушения нет, но в дальнейшем, например, при выбытии или утилизации такого товара учреждение может быть привлечено к административной ответственности.

При приобретении прослеживаемых товаров учреждению необходимо удостовериться в наличии и правильности указанных в счете-фактуре/УПД реквизитов прослеживаемости (РНПТ). Проверить, подлежит ли товар прослеживаемости, и РНПТ можно с помощью специальных сервисов на сайте ФНС России.

При обнаружении ошибок в реквизитах прослеживаемости учреждению следует запросить у поставщика исправленный/корректировочный документ. Не лишним будет предусмотреть в контракте, что поставщик берет на себя ответственность за достоверность данных по прослеживаемости.

Если учреждение получает как подарок или пожертвование от физического лица имущество, которое входит в перечень прослеживаемых товаров, то действовать нужно также, как и с остатками — подать Уведомление об остатках. Строгого ограничения по срокам в этом случае тоже нет, главное – не позднее дня совершения операций с этим имуществом.